Memahami Lebih Detail Delivery Order: Definisi, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Delivery order atau DO merupakan salah satu dokumen paling penting dalam manajemen rantai pasok. Ini karena, dokumen tersebut berfungsi sebagai instruksi resmi untuk mengeluarkan dan mengirimkan barang dari gudang menuju pelanggan.

Karena itu, bagi industri distribusi dan logistik, pemahaman yang tepat mengenai delivery order sangat menentukan efisiensi pengiriman dan operasional. Dengan memahami dokumen ini secara menyeluruh, bisnis dapat menekan kesalahan pengiriman, menjaga akurasi stok, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Apa itu Delivery Order?

Sebelum memahami fungsi dan cara membuatnya, ada baiknya kita pelajari terlebih dahulu definisi dari DO. Delivery order adalah dokumen resmi yang diterbitkan untuk memberikan instruksi kepada gudang atau penyedia jasa pengiriman agar barang tertentu dikeluarkan dan dikirimkan kepada pelanggan.

Dokumen ini berisi detail pesanan, deskripsi produk, jumlah pesanan, alamat tujuan, serta informasi pembayaran. Selain berfungsi sebagai perintah, delivery order juga menjadi dasar pengendalian aliran barang dari gudang hingga ke penerima.

Dalam banyak kasus, DO juga seringkali digunakan oleh kurir atau ekspedisi sebagai panduan rute dan validasi barang yang dikirim. Oleh karena itu, banyak yang menyamakan antara DO dengan surat jalan. Padahal, kedua dokumen ini pada dasarnya berbeda.

5 Fungsi Utama Delivery Order

Lebih lanjut, berikut adalah 5 fungsi utama dari DO. Memahami hal ini penting untuk memastikan alur distribusi berjalan lebih terkontrol dan dapat dipertanggungjawabkan.

1. Memastikan Pengiriman Sesuai Pesanan

Fungsi yang paling pertama adalah membantu perusahaan memastikan bahwa barang yang dikirim benar–benar sesuai pesanan pelanggan sehingga tidak terjadi kesalahan jumlah atau spesifikasi. Dokumen ini menjadi acuan utama bagi tim gudang saat melakukan picking agar tidak terjadi mismatch dalam proses pengiriman.

2. Menjadi Bukti Pengeluaran Barang dari Gudang

Selanjutnya, delivery order merupakan dasar pencatatan bahwa barang sudah dikeluarkan dari stok. Dokumen ini penting untuk proses audit, rekonsiliasi, dan perhitungan persediaan. Selain itu, bukti ini memudahkan perusahaan memastikan stok fisik dan stok sistem selalu selaras.

3. Mengurangi Risiko Salah Kirim

Dengan adanya dokumen yang memuat detail lengkap penerima, alamat, dan instruksi khusus, risiko salah barang atau salah alamat dapat diminimalkan. Informasi yang jelas pada DO juga membantu ekspedisi melakukan rute pengiriman lebih efisien.

4. Mempermudah Pelacakan dan Dokumentasi Pengiriman

Setiap nomor DO dapat digunakan untuk melacak histori pengiriman, status pesanan, dan catatan pergerakan barang. Nomor unik ini berfungsi sebagai referensi cepat jika terjadi komplain atau permintaan konfirmasi dari pelanggan.

5. Memperkuat Proses Administrasi dan Kontrol Internal

Delivery order diperlukan untuk memastikan proses logistik berjalan transparan dan terdokumentasi, terutama untuk keperluan keuangan dan audit. Dokumen ini juga membantu perusahaan menganalisis pola pengiriman dan menilai efektivitas operasional.

Di sisi lain, fungsi delivery order tidak hanya berhenti pada aspek pengiriman. DO juga berperan penting dalam integrasi informasi antara penjualan, gudang, keuangan, dan logistik sehingga keseluruhan proses supply chain beroperasi secara lebih presisi dan minim kesalahan.

Siapa yang Menerbitkan Delivery Order?

Delivery order bisa diterbitkan oleh beberapa pihak, tergantung bagaimana alur pemesanan dan pengiriman diatur dalam perusahaan. Dokumen ini biasanya mengikuti struktur operasional dan sistem yang digunakan.

1. Penjual atau Supplier

Pihak yang menerima pesanan dari pelanggan biasanya menjadi penerbit utama delivery order. Mereka menerbitkan DO untuk memastikan seluruh instruksi pengiriman tercatat jelas sebelum barang diserahkan ke tim gudang atau logistik.

2. Bagian Logistik atau Gudang

Pada perusahaan besar, DO biasanya diterbitkan oleh divisi logistik setelah memastikan barang tersedia dan siap dikirim. Divisi ini juga memastikan DO sesuai dengan kapasitas pengiriman dan jadwal distribusi harian.

3. Jasa Pengiriman atau Kurir

Beberapa ekspedisi juga dapat menerbitkan delivery order versi mereka sendiri sebagai bagian dari proses administrasi internal. Dokumen tersebut juga memudahkan kurir memastikan barang yang dibawa sesuai daftar muatan.

4. Penyedia Jasa Logistik Pihak Ketiga (3PL)

Jika perusahaan menggunakan layanan 3PL, maka delivery order dapat diterbitkan dari sistem mereka berdasarkan instruksi perusahaan. Sistem 3PL biasanya sudah terintegrasi agar data pengiriman bisa dipastikan akurat dan real time.

Secara keseluruhan, pihak yang menerbitkan DO sangat bergantung pada model operasional perusahaan. Yang terpenting adalah adanya kontrol dokumen yang konsisten agar pengiriman, pencatatan stok, dan proses audit berjalan lebih rapi dan minim kesalahan.

Perbedaan Delivery Order dan Surat Jalan

Walaupun sering dianggap sama, DO dan Surat Jalan memiliki fungsi yang berbeda. Kedua dokumen ini saling melengkapi, tetapi memiliki peran yang berbeda sepanjang alur distribusi barang.

Tujuan dan Fungsi

Delivery Order adalah perintah untuk mengeluarkan dan mengirim barang, sedangkan Surat Jalan adalah bukti fisik bahwa barang telah dikirim dan diterima. Keduanya memastikan proses pengiriman berjalan sesuai kontrol perusahaan.

Penggunaan

DO digunakan saat proses internal logistik dan persiapan pengiriman. Surat Jalan digunakan saat barang berada dalam perjalanan hingga diterima pelanggan. Perbedaan ini menjelaskan kenapa kedua dokumen tidak dapat saling menggantikan.

Isi Dokumen

DO mencakup detail pesanan, status pembayaran, dan instruksi pengiriman. Surat Jalan mencakup tanggal pengiriman, kuantitas barang, serta kondisi barang yang dikirim. Struktur keduanya disusun untuk mendukung fungsi masing-masing secara administratif.

Pihak Penerbit

DO diterbitkan oleh penjual atau gudang. Surat Jalan diterbitkan oleh ekspedisi atau kurir. Mekanisme penerbitan ini mengikuti alur kerja pengiriman dari hulu ke hilir.

Singkatnya, DO berfungsi sebagai perintah pengeluaran barang, sementara Surat Jalan menjadi bukti pengiriman yang sah dan terverifikasi. Keduanya bersama-sama memastikan proses logistik berjalan rapi, akurat, dan dapat dilacak.

Tahapan Cara Kerja Delivery Order

Proses kerja delivery order terdiri dari beberapa tahapan yang saling terhubung untuk memastikan pengiriman akurat dan terdokumentasi. Setiap tahap memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran alur logistik.

1. Pembuatan Delivery Order

Tahap ini dimulai ketika perusahaan menerima pesanan dari pelanggan melalui sistem penjualan atau ERP. Data pesanan diverifikasi dan delivery order disiapkan sebagai dasar pengeluaran barang. Pada tahap ini, kecepatan input sangat memengaruhi alur pengiriman berikutnya.

Proses:

• Pesanan diterima dari pelanggan.
• Data dimasukkan dalam sistem.
• DO dibuat dengan detail lengkap barang dan tujuan.

2. Verifikasi dan Persetujuan

Dokumen diverifikasi oleh tim gudang, logistik, atau staf terkait untuk memastikan akurasi informasi dan ketersediaan barang. Tahap ini menjadi kontrol penting untuk mencegah kesalahan sebelum barang dikeluarkan dari gudang.

Proses:

• Pemeriksaan item, kuantitas, dan ketersediaan stok.
• Persetujuan dari supervisor atau manajer.

3. Picking dan Packing Barang

Pada tahap ini gudang mengambil barang berdasarkan DO kemudian mengemasnya sesuai standar. Ketelitian pada tahap ini sangat penting karena kesalahan kecil dapat berdampak pada komplain pelanggan.

Proses:

• Picking barang dari lokasi penyimpanan.
• Packing sesuai standar keamanan.
• Pemeriksaan ulang sebelum pengiriman.

4. Pengiriman Barang

Barang yang telah dipacking kemudian diserahkan kepada kurir atau ekspedisi untuk dikirim ke alamat pelanggan. Tahap ini juga membutuhkan koordinasi waktu agar pengiriman berjalan sesuai jadwal.

Proses:

• Penjadwalan pengiriman.
• Barang diangkut sesuai rute.
• Pelacakan status secara real time jika sistem mendukung.

5. Penerimaan dan Konfirmasi

Pelanggan menerima barang, memeriksa kondisi, lalu memberikan konfirmasi penerimaan. Konfirmasi ini menjadi data penting untuk menutup proses pengiriman secara resmi.

Proses:

• Pemeriksaan barang oleh penerima.
• Tanda tangan bukti penerimaan atau konfirmasi digital.
• Penanganan klaim jika terjadi kerusakan atau kekurangan barang.

6. Pencatatan dan Arsip

Setelah pesanan selesai, perusahaan mencatat seluruh detail transaksi untuk kebutuhan dokumentasi dan audit. Tahap akhir ini membantu perusahaan menjaga transparansi serta menyediakan histori pengiriman untuk evaluasi.

Proses:

• Pencatatan status pengiriman.
• Pengarsipan DO dan bukti penerimaan.
• Evaluasi proses pengiriman untuk perbaikan operasional.

Cara Membuat Delivery Order

Pembuatan delivery order membutuhkan ketelitian agar setiap informasi tercatat dengan benar dan siap digunakan dalam proses pengiriman. Langkah-langkah berikut memastikan dokumen tersusun rapi dan sesuai prosedur.

1. Kumpulkan Detail Pesanan

Ambil seluruh informasi terkait pesanan seperti item, jumlah, alamat pengiriman, dan kontak penerima. Tahap awal ini sangat penting karena menjadi dasar dari seluruh isi delivery order.

2. Verifikasi Pengiriman dan Pembayaran

Pastikan alamat pengiriman akurat dan status pembayaran jelas untuk menghindari kendala. Langkah verifikasi ini membantu mencegah penundaan atau kesalahan dalam proses pengiriman.

3. Lengkapi Detail yang Relevan

Masukkan seluruh informasi yang dibutuhkan dalam format DO perusahaan. Tahap ini memastikan dokumen tersusun lengkap sebelum diproses lebih lanjut.

Komponen yang biasanya dicantumkan:

• Nomor DO,
• Tanggal penerbitan,
• Detail barang,
• Alamat penerima,
• Instruksi khusus,
• Status pembayaran.

Sebagai tambahan, kelengkapan komponen ini membantu mempercepat proses pengecekan oleh tim gudang dan logistik.

4. Persetujuan Akhir

Delivery order perlu disetujui oleh pihak berwenang sebelum barang dikirim. Setelah itu, dokumen diserahkan kepada kurir dan diarsipkan untuk kebutuhan administrasi. Proses persetujuan ini menjadi titik kontrol terakhir sebelum barang keluar dari gudang.

Contoh Surat Delivery Order

Contoh surat delivery order biasanya diperlukan sebagai referensi agar tim gudang, logistik, atau admin memahami struktur dokumen yang benar. Melalui contoh ini, perusahaan dapat memastikan format DO konsisten dan mudah digunakan dalam proses operasional.

Format berikut dapat dijadikan acuan dalam penyusunan DO di perusahaan Anda. Anda bisa menyesuaikan elemen-elemen di dalamnya sesuai kebutuhan internal atau integrasi dengan sistem ERP yang digunakan.

Software untuk Membuat Delivery Order

Dalam operasional modern, software berperan penting untuk memastikan proses pembuatan DO berjalan akurat, cepat, dan bebas duplikasi data.

1. Order Management Software

Fokus pada pemrosesan pesanan hingga pengiriman, software ini membantu memonitor alur pemenuhan pesanan dari awal hingga akhir. Sistem ini biasanya terhubung dengan modul penjualan untuk memastikan setiap perubahan pesanan langsung tercermin sebelum DO dibuat.

2. Inventory Management Software

Software ini mengelola pergerakan dan ketersediaan stok barang serta memastikan semua data inventory selalu sinkron dengan proses picking dan pengiriman. Dengan pemantauan stok real-time, risiko kehabisan atau kelebihan barang dapat diminimalkan.

3. ERP (Enterprise Resource Planning)

Solusi ERP seperti Epicor memberikan integrasi menyeluruh mulai dari manajemen pesanan, inventory, produksi, distribusi, hingga akuntansi. Epicor dilengkapi modul Order Management, Inventory Management, Warehouse Management System (WMS), dan Advanced Shipping.

Modul-modul Epicor ERP tersebut secara langsung mendukung proses pembuatan dan pengendalian Delivery Order. Fitur-fitur juga ini memastikan setiap pesanan tersinkron otomatis, stok ter-update real time, dan setiap pergerakan barang terekam rapih tanpa risiko data ganda.

Epicor ERP juga mampu mengotomasi pembuatan DO lengkap dengan approval workflow, sehingga akurasi data jauh lebih terjaga antar departemen. Dengan otomatisasi ini, perusahaan dapat mempercepat pemenuhan pesanan, mengurangi kesalahan input manual, serta meningkatkan koordinasi antara tim.

Pengelolaan delivery order yang akurat tentu merupakan fondasi penting dalam menjaga alur distribusi tetap efisien, terukur, dan minim kesalahan di seluruh proses supply chain. Dengan dokumen yang tersusun rapi serta sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat memastikan operasional jangka panjang.

Untuk perusahaan yang ingin meningkatkan akurasi Delivery Order dan mengoptimalkan workflow logistik, Epicor ERP adalah solusi yang sangat relevan. Hubungi tim Prismatech untuk konsultasi implementasi dan demo sistem yang sesuai kebutuhan operasional Anda.

Optimalkan Pengelolaan Delivery Order Anda Bersama Prismatech dan Epicor Sekarang Juga!